Trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 chuyển đổi số đang dần trở thành chiến lược phát triển quan trọng cho mọi doanh nghiệp, tổ chức. Nhưng chuyển đổi số sao cho hiệu quả và cần phải trang bị kiến thức, kỹ năng gì thì không phải doanh nghiệp nào cũng nắm vững. Cùng khám phá ngay kiến thức hữu ích về chuyển đổi số doanh nghiệp trong bài viết dưới đây. 

Chuyển đổi số – bài toán cần lời giải cặn kẽ của nhiều doanh nghiệp 

Theo nghiên cứu từ Công ty Dữ liệu quốc tế IDC, hiện nay có gần 90% doanh nghiệp đang tiến hành chuyển đổi số và hiện đang có hơn 30% lãnh đạo doanh nghiệp đều nhận thấy chuyển đổi số là vấn đề sống còn trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên những bài toán khó ngáng đường các doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số vẫn luôn tồn tại. Nhiều doanh nghiệp băn khoăn làm thế nào để thay đổi được thói quen tập quán kinh doanh truyền thống với nguồn nhân lực công nghệ hạn chế. 

Ngoài ra, việc xây dựng, phát triển hạ tầng công nghệ số cũng khiến nhiều doanh nghiệp chùn bước bởi chi phí đầu tư cao. Thông tin về các giải pháp công nghệ số đa dạng, liên tục cập nhật nhưng không nắm được thông tin về các giải pháp công nghệ phù hợp sẽ khiến doanh nghiệp khó khăn khi ứng dụng công nghệ số trong hoạt động sản xuất kinh doanh. 

Đôi khi việc thiếu đi sự cam kết kết của cả Ban Lãnh đạo người lao động cùng tâm lý ngại thay đổi và bước ra khỏi “vùng an toàn” sẽ khiến việc bài toán chuyển đổi số trở nên khó giải.  

Ngày nay, chuyển đổi số không còn là khái niệm mới, tuy nhiên e ngại về vấn đề bảo mật thông tin là tác nhân khiến quá trình chuyển đổi số ngưng trệ. 

10 bước giúp doanh nghiệp giải bài toán chuyển đổi số hiệu quả

Bước 1: Hiểu cặn kẽ lý do doanh nghiệp cần phải chuyển đổi số 

Có thể nói đây chính là một trong những bước nền tảng giúp chuyển đổi số thành công. Doanh nghiệp cần xác định rõ lỗ hổng hiện tại khi vận hành theo phương thức truyền thống. Từ đó xác định mục đích chuyển đổi số phù hợp: tăng cường sự liên kết giữa các phòng ban, tối ưu hoá quy trình, kiến tạo nên môi trường làm việc minh bạch,… 

Các doanh nghiệp có thể hiểu chuyển đổi số như nấc thang giúp doanh nghiệp vươn lên trên nền kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt. 

Bước 2: Hiểu được bản chất chuyển đổi số là gì? 

Chuyển đổi số ra đời trong thời đại mà công nghệ bùng nổ, được ứng dụng toàn diện ở nhiều khía cạnh của doanh nghiệp. Cần phải hiểu chuyển đổi số không chỉ đơn giản là số hoá và áp dụng những công nghệ hiện đại nhất vào trong doanh nghiệp. Chuyển đổi số còn tạo ra và sửa đổi quy trình doanh.  

Trong bước này nhất định doanh nghiệp cần làm rõ những hiểu lầm cơ bản trong quá trình chuyển đổi số: 

• Làm nhanh, làm nhiều chắc chắn hiệu quả: 

Tâm lý nóng vội, ứng dụng cùng lúc nhiều xu hướng công nghệ hiện đại vào doanh nghiệp chính là nguyên nhân lớn khiến doanh nghiệp bị thất bại bởi không đủ nguồn lực, thời gian để giải quyết vấn đề nằm sâu trong nội tại.  

• Chuyển đổi số buộc phải áp dụng công nghệ: 

Công nghệ vốn dĩ chỉ là công cụ. Bản thân việc áp dụng công nghệ là chưa đủ để đảm bảo doanh số hay kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Muốn chuyển đổi số thành công cần học hỏi tư duy số hóa cởi mở, thay đổi văn hoá doanh nghiệp cũng như giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh, đúng hướng. 

• Chuyển đổi số là công việc dành riêng cho những doanh nghiệp lớn

Đây chính là sai lầm trong việc chuyển đổi số. Có thể khẳng định, chuyển đổi số là sân chơi công bằng dành cho mọi doanh nghiệp. Bất kỳ doanh nghiệp nào chủ động, nhanh nhạy, tìm được miếng bánh phù hợp với bản thân mình đều có thể thành công. 

Bước 3: Các yếu tố cần giúp chuyển đổi số thành công

Đầu tiên cần xác định chiến lược xây dựng văn hoá chuyển đổi số. Văn hoá số chính là nền móng giúp ứng dụng chiến lược chuyển đổi số thành công. 

Bên cạnh đó, việc gắn kết cũng như tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng song hành cần được chú trọng. Bởi khách hàng là nhân tố quyết định câu chuyện phát triển của mỗi doanh nghiệp. 

Quy trình vận hành cũng cần được cải tiến. Quy trình được cải tiến sẽ nâng cao năng suất, tăng lợi thế cạnh tranh, tạo ra những giá trị trải nghiệm tốt cho khách hàng. 

Đặc biệt doanh nghiệp cần phải có sự quyết đoán khi sử dụng công nghệ. Chuyển đổi số không nhường chỗ cho những kẻ chần chừ. Càng chậm trễ doanh nghiệp sẽ chỉ đang nhường đường cho các doanh nghiệp nhanh nhạy, tận dụng hiệu quả công nghệ và thời cơ. 

Cuối cùng then chốt đó chính là doanh nghiệp cần có kỹ năng quản lý và phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định phù hợp nhất. Biết phân tích, tận dụng dữ liệu đó sẽ là mỏ vàng của doanh nghiệp, đưa ra lựa chọn, hướng đi đúng đắn. 

Bước 4: Lựa chọn ra đội ngũ tiên phong

Doanh nghiệp cần lọc ra một đội ngũ những con người dám đi đầu, mong muốn áp dụng chuyển đổi số vào quy trình vận hành, nâng cao hiệu suất. Đội ngũ tiên phong này phải là những người yêu thích công nghệ, có tầm ảnh hưởng trong doanh nghiệp. Họ có thể là quản lý dự án, trưởng ban truyền thông hay trưởng phòng công nghệ thông tin. 

Chính đội ngũ này sẽ là những người trực tiếp sử dụng sản phẩm và hỗ trợ kiến tạo, lan tỏa thành công của chuyển đổi số ra toàn doanh nghiệp. 

Bước 5: Xây dựng văn hoá chiến lược

Với chiến lược đúng đắn, doanh nghiệp mới có thể xây dựng được văn hoá và mô hình kinh doanh phù hợp. Chuyển đổi số chỉ tạo ra thay đổi khi yếu tố con người và doanh nghiệp và công nghệ hợp nhất hướng tới mục tiêu vận dụng dữ liệu số hiệu quả để tạo ra bước tiến mới. 

Bước 6: Đánh giá lại nguồn lực hiện có

Để đánh giá được nguồn lực nội tại doanh nghiệp cần: 

• Khảo sát thực tế: Đánh giá lại nguồn lực sẵn có, xác định rõ nguồn lực tiềm năng phù hợp để chuyển đổi số. xác định tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu chiến lược phù hợp với định hướng doanh nghiệp. 
• Xác định nhân sự muốn học hỏi hay không: Doanh nghiệp cần nhạy bén trong khâu nhận biết được khả năng của nhân sự trong doanh nghiệp để biết liệu họ có sẵn sàng chuyển đổi, thích nghi với công nghệ mới hay không. Từ đó loại bỏ những nhân tố không phù hợp hoặc giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu lợi ích, nêu cao tinh thần học hỏi, bước ra khỏi vùng an toàn
• Thay đổi quy trình làm việc: Doanh nghiệp cần tổng hợp những quy trình hiện có để tiến tới số hoá, tối ưu quy trình
• Khởi phát từ công việc hàng ngày và cách thức báo cáo: Doanh nghiệp cần phải nắm được cách thức hoàn thiện công việc mỗi ngày cũng như cách thức báo cáo để xây dựng quy trình, kiểm soát quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp. 
• Đánh giá công cụ đo lường, lưu trữ: Xác định xem công cụ đo lường hiệu suất công việc cũng như lưu trữ tài liệu hiện có hiệu quả. Bước này giúp nắm được hiện trạng, xác định lại mục tiêu chuyển đổi số đã đề ra. 
• Xác định tài chính: Cần xác định rõ một con số mà bạn sẵn sàng đầu tư cho hành trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. 

Bước 7: Chọn công nghệ

Doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện công nghệ hiện đang sử dụng để hiểu rằng công cụ như Zalo, Facebook, Excel,.. thường được dùng để cập nhật kết quả công việc chưa thực sự hiệu quả. 

Doanh nghiệp cần lựa chọn công nghệ thực sự phù hợp số hoá hiệu quả quy trình làm việc, báo cáo, nâng cao hiệu suất. 

Bước 8: Triển khai phần mềm

• Giai đoạn 1: 

Sau khi đã lựa chọn được công nghệ phù hợp chúng ta tiến hành thiết lập nên hệ thống công nghệ vào hoạt động doanh nghiệp. Đội ngũ tiên phong sẽ thiết lập dữ liệu thực tế nhờ phần mềm, giữ vai trò là quản trị viên. 

• Giai đoạn 2: 

Triển khai với phòng ban, nhân viên kế cận đội ngũ tiên phong. Sau khi đã nắm vững về sản phẩm, cách thức ứng dụng, doanh nghiệp có thể trực tiếp triển khai lại trong phạm vị phòng ban để nâng cao tần suất ứng dụng phần mềm. 

• Giai đoạn 3: 

Áp dụng rộng rãi cho toàn bộ doanh nghiệp khi đã xác định được phần mềm hiệu quả cho toàn bộ nhân sự. Thông thường, doanh nghiệp cần từ 3 – 6 tháng để vận hành trơn tru. Bên cạnh việc đẩy mạnh triển khai, truyền thông nội bộ cũng cần được đầu tư nhằm xây dựng chế tài khen thưởng cho những cá nhân đóng góp nổi bật cho quá trình số hoá. 

Bước 9: Họp, đánh giá định kỳ

Việc tổ chức họp định kỳ giúp doanh nghiệp nắm bắt được những vấn đề còn tồn đọng, đề ra phương hướng giải quyết phù hợp để nhấn mạnh hơn nữa vai trò của chuyển đổi số trong doanh nghiệp. 

Doanh nghiệp có thể: 

• Tiến hành họp 2 tuần lần, tổ chức họp theo từng phòng ban để đánh giá hiệu suất cụ thể với từng bộ phận nhân sự. 
• Khảo sát nhân sự về hiệu quả phần mềm
• Trao đổi với chuyên gia nhằm cải tiến phần mềm phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp. 

Bước 10: Đánh giá và tối ưu bộ máy doanh nghiệp

Định kỳ doanh nghiệp cần mở các cuộc họp để xác định rõ: 

• Giá trị phần mềm kiến tạo cho nhân sự
• Kết quả làm việc của mỗi cá nhân
• Khó khăn hiện vẫn tồn đọng (dựa trên nguồn dữ liệu) 

Từ đó để xác định liệu đây có phải phần mềm phù hợp, đủ tối ưu hay chưa, nhân viên liệu có đang hợp tác để đưa ra lựa chọn, cách giải quyết phù hợp. 

Chuyển đổi số thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào cách thức và thái độ  của từng cá nhân trong doanh nghiệp. Đôi khi phần mềm chỉ là công cụ nhằm cung cấp dữ liệu, đề ra quyết định vẫn là ở con người. Hy vọng rằng bài viết trên sẽ giúp doanh nghiệp hiện đại nắm bắt cơ hội, chuyển đổi số hiệu quả.