Văn phòng hiện đại không có nghĩa là chỉ phát triển về các vật chất bên trong, mà văn phòng hiện đại cũng là khi mà các công nghệ hiện đại được tích hợp phục vụ mọi mặt cho doanh nghiệp.
Tiết kiệm thời gian, không gian linh hoạt thông qua lưu trữ mạng và tự động hóa
Khi được làm việc trong công nghệ văn phòng hiện đại, người lao động không nhất thiết phải dành thời gian cả ngày tại công ty nơi mình làm mà vẫn hoạt động xử lí các công việc bình thường Những người am hiểu về máy tính khám phá các phương thức tự động hóa máy tính, giảm thời gian dành cho các tác vụ lặp đi lặp lại, lặp đi lặp lại. Ví dụ: nhân viên tiết kiệm thời gian định dạng tài liệu bằng mẫu. Ai cũng có thể nâng cao hiệu quả theo cấp số nhân bằng cách chia sẻ mẫu với các công nhân khác thông qua truy cập máy chủ từ xa, lưu trữ đám mây và email từ bất cứ nơi nào có vùng phủ sóng di động. Các dịch vụ như Google Drive, iCloud là những giải pháp thực tế để tổ chức và chia sẻ các mẫu thường dùng, bảng tính được chia sẻ và tài liệu hướng dẫn làm việc. Tổ chức chia sẻ trên đám mây loại bỏ sự cần thiết của một người trung gian chia sẻ dữ liệu.
Tài liệu an toàn, luôn đi cùng bạn
Văn phòng cháy, động đất và ổ cứng thất bại có thể tàn phá trên hồ sơ của một văn phòng. Sự thừa số liệu thông qua các dịch vụ đám mây và lưu trữ từ xa có thể tiết kiệm rất nhiều doanh nghiệp đau lòng và tiền bạc. Lưu trữ dữ liệu trên một máy chủ từ xa cũng làm cho nó thực tế cho người lao động để chia sẻ số lượng lớn các thông tin bất kể vị trí. Ví dụ, các chuyên gia y tế có thể sử dụng cơ sở dữ liệu lớn của bệnh sử để nghiên cứu bệnh và phát triển phương pháp điều trị mới. Cơ sở dữ liệu máy chủ đám mây và máy chủ cũng có thể tiết kiệm tiền kinh doanh bằng cách hợp nhất các sản phẩm và dịch vụ.
Hiện nay ở Việt Nam, có một số bên cung cấp các tài nguyên số để lưu trữ các tài liệu, có thể kể đến là Hệ thống quản trị tài liệu DocPro của FSI- một trong những hệ thống hàng đầu được nhiều phản hồi tích cực từ phía khách hàng. Các bạn có thể tham khảo thêm tại đây.
