Contents
Số hóa tài liệu lưu trữ là gì ?
Tại sao cần phải số hóa tài liệu lưu trữ ? Thông thường chúng ta có những văn bản tài liệu viết bằng tay, những hợp đồng được in trên giấy, hay những bức ảnh kỷ niệm ..vv chúng ta có thể cất giữ cẩn thận để tránh hỏng, mất, và lưu lại làm kỷ niệm hay sử dụng sau này. Nhưng vấn đề đó chỉ giải quyết khi tài liệu của chúng ta ít, và có không gian để bảo quản, giả sử chúng ta muốn lưu trữ kho kiến thức của nhân loại, hay đơn giản một công ty muốn lưu giữ tất cả hợp đồng tài liệu cho các phòng ban của công ty bao gồm kế toán, HCNS,kinh doanh … mỗi phòng sẽ phải cử một người lập và có nhiệm vụ lưu trữ dữ liệu nhưng với một công ty lớn có rất nhiều phòng ban khác nhau các hợp đồng có thể phải sử dụng chung tình trạng thất thoát, mất có thể tránh khỏi.
 |
| Số hóa tài liệu lưu trữ |
Số hóa dữ liệu lưu trữ là hình thức chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài thành những dữ liệu dạng tín hiệu số được máy tính hiểu và lưu trữ.
Mục tiêu của số hóa tài liệu lưu trữ :
– Kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc
– Đồng nhất các loại hình tài liệu
– Quản lý, khai thác tập trung
Ưu điểm của số hóa tài liệu lưu trữ :
– Giảm không gian lưu
– Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ
– Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn
– Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu
– Chia sẻ thông tin nhanh chóng
– Tăng cường khả năng bảo mật thông tin
– Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời.
– Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.
– Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.
Hạn chế của số hóa tài liệu lưu trữ :
– Cần đầu tư ban đầu về công nghệ, cơ sở hạ tầng CNTT, máy móc hiện đại.
– Dữ liệu dễ bị sao chép và sửa đổi trái pháp luật.
– Việc triển khai sử dụng số hóa tài liệu lưu trữ gặp nhiều khó khăn do phải thực hiện training đồng bộ và có hệ thống. Ngoài ra việc bảo mật dữ liệu cũng là một thách thức lớn.
