Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Trong thời kì công nghệ số đang phát triển một cách mạnh mẽ, các doanh nghiệp luôn tìm cho mình những giải pháp tốt nhất trong quá trình lưu trữ tài liệu. Vì vậy, dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ ra đời và là công cụ đắc lực cho các doanh nghiệp. Để cho việc lưu trữ trở nên dễ dàng, các doanh nghiệp phải nắm rõ được các bước trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ.

Tìm hiểu về số hóa tài liệu lưu trữ

1. Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?

Số hóa tài liệu lưu trữ là quy trình chuyển đổi các dữ liệu từ dạng văn bản hệ thống bên ngoài sang những dữ liệu dạng tín hiệu số được hiểu và được lưu trên các thiết bị thông minh như điện thoại, ipad, máy tính. Khi bạn chụp hình (quét, scan) một tài liệu trên giấy, nghĩa là bạn đã lưu trữ điện tử cho nó bằng phương pháp số hóa tài liệu lưu trữ.

Số hóa dữ liệu lưu trữ là biện pháp tối ưu, với số hóa dữ liệu giúp giải quyết việc lưu trữ, truy xuất, chia sẻ hay tìm kiếm thông tin hết sức dễ dàng. Cắt giảm chi phí tối đa cho việc quản lý và không gian lưu trữ. Ngoài ra số hóa dữ liệu giúp chúng ta có thể chỉnh sửa và tái sử dụng tài liệu, linh hoạt trong việc chuyển đổi sang các dạng tài liệu số khác nhau.

2. Tại sao số hóa tài liệu lưu trữ lại là giải pháp tốt nhất cho các doanh nghiệp?

Các doanh nghiệp được xây dựng dựa trên sự kết hợp của nhiều phòng ban lại với nhau như: phòng kế toán, HCNS, kinh doanh, marketing, …Mỗi phòng ban đều có rất nhiều tài liệu, hồ sơ, các bản hợp đồng đều phải lưu trữ. Nếu lưu trữ tất cả tài liệu vào một phòng kho lưu trữ của cả công ty thì sẽ tốn rất nhiều không gian lưu trữ. Không chỉ vậy, thời gian lưu trữ lâu dài sẽ không thể đảm bảo được tình trạng toàn vẹn của các giấy tờ, chúng dễ bị mục, nát, nhàu. Hơn nữa, công việc tìm kiếm 1 tài liệu rất tốn thời gian, điều đó làm giảm hiệu suất công việc. Vì vậy, nhu cầu số hóa tài liệu luôn được các doanh nghiệp quan tâm và sử dụng.

Những ưu điểm đặc biệt khi sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ:

– Giảm không gian lưu 

– Tránh việc mất, nhàu nát tài liệu trong quá trình lưu trữ 

– Lưu trữ, quản lý tài liệu vĩnh viễn 

– Giảm thời gian tìm kiếm tài liệu 

– Chia sẻ thông tin nhanh chóng 

– Tăng cường khả năng bảo mật thông tin 

– Nâng cao hiệu quả công việc do tập hợp các thông tin đưa đến một cách nhanh chóng và kịp thời. 

– Chi phí vận hành và quản lý thấp và hiệu quả.

3. Đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ

Về đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ: Số hóa tài liệu lưu trữ là tiền đề của chuyển đổi số và là một hoạt động cần một khoản kinh phí khá lớn, đòi hỏi cần cân đối chi phí giữa việc mua các trang thiết bị scan chuyên dụng với các phần mềm nhận dạng đảm bảo tính bền vững từ khâu phát triển, lưu giữ, bảo quản đến khai thác và kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực số hóa tài liệu, cũng như người dùng tin để họ biết cách sử dụng hệ thống thông tin…

Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ

Bước 1: Nhận tài liệu lưu trữ đã được lựa chọn để thực hiện số hóa

Việc lựa chọn này là cần thiết, vì không có một cơ quan, tổ chức nào lại có thể số hóa một lần cả kho lưu trữ của mình. Tiêu chuẩn để số hóa tùy thuộc vào mục tiêu của chủ sở hữu tài liệu lưu trữ mà các dịch vụ scan tài liệu ngoài sẽ thay đổi theo. Ví dụ, số hóa để bảo hiểm tài liệu lưu trữ, thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật.

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

Công việc bao gồm:

– Lấy ra các bìa cứng, ghim kẹp; làm phẳng các trang tài liệu; 

– Phân loại TL, tách riêng những TL rách, hư hỏng, nếu việc số hóa áp dụng cho các hồ sơ lưu trữ và dùng kỹ thuật scan từng tờ tài liệu. Nếu việc số hóa các tư liệu lưu trữ dạng đóng quyển, thì có thể áp dụng công nghệ mới tiến bộ hơn như Bookscan cho việc số hóa tài liệu lưu trữ.

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Scan và thiết lập hệ thống ảnh; đặt tên file; đặt định dạng; đóng, ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu; tạo siêu siêu dữ liệu (metadata).

Đây là bước quyết định nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa. Danh mục tài liệu số hóa được lập và nhúng (gắn) và tài liệu thông qua một phần mềm ứng dụng và tạo ra metadata. Đồng thời, tài liệu được đặt định dạng theo sự lựa chọn được định trước.

Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Kiểm tra chất lượng tài liệu đã được số hóa và làm lại những ảnh không đạt yêu cầu.

Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao tài liệu lưu trữ

Công việc bao gồm bàn giao tài liệu số hóa và bàn giao tài liệu gốc. Nếu tài liệu số hóa là tài liệu lưu trữ của một Lưu trữ lich sử thì với những văn bản không đóng quyển trong một hồ sơ, việc bàn giao phải được kiểm tra chặt chẽ từng trang tài liệu để bảo đảm đầy đủ như tài liệu ban đầu đã nhận ở bước 1.

Các phần mềm số hóa tài liệu miễn phí

1. Phần mềm số hóa tài liệu Doceye – lưu trữ tài liệu dễ dàng

Phần mềm Doceye là phần mềm số hóa tài liệu miễn phí. hỗ trợ công việc quản lý, lưu trữ văn bản, hơn nữa phần mềm có rất nhiều tính năng từ cơ bản cho tới nâng cao mà các doanh nghiệp luôn muốn sử dụng. Phần mềm sẽ là công cụ đắc lực cho bạn trong việc lưu trữ cũng như tìm kiếm file nhanh chóng và dễ dàng. Đặc biệt, ưu diểm của phần mềm còn giúp người dùng tạo file, chỉnh sửa, đồng bộ thư mục và dễ dàng chia sẻ cho các phòng ban trong cùng hệ thống. Doceye- một phần mềm tuyệt vời cho bạn và cả doanh nghiệp.

2. Phần mềm số hóa tài liệu tiện lợi – C-Office  

Phần mềm C-Office đến từ nhà CMC Soft đã quá lừng danh với các phần mềm liên quan đến công ty, văn phòng khác nhau. C-Office hỗ trợ người sử dụng mạnh mẽ trong việc quản lý văn bản của công ty hoặc doanh nghiệp. Trên C-Office có bộ lọc thông minh để người sử dụng nhanh chóng tìm kiếm được văn bản mong muốn hoặc chỉnh sửa nhanh văn bản theo yêu cầu của người sử dụng. Các tính năng trên phần mềm C-Office được liên kết chặt chẽ với Microsoft Word và Excel để các bạn có thể sử dụng chúng một cách nhanh chóng nhất có thể. Phần mềm có thể kết nối được với các điện thoại và máy tính bảng để sử dụng mọi lúc mọi nơi một cách nhanh chóng. Tính năng bảo mật trên C-Office cũng được đặt lên hàng đầu cho người sử dụng an tâm.

3. Cloudoffice- Phần mềm số hóa tài liệu lưu trữ chuyên nghiệp

Cloudoffice là một phần mềm quản lý văn bản cho công ty chuyên nghiệp nhất hiện nay. Phần mềm có thể quản lý được văn bản đến, văn bản đi, tờ trình,… Người sử dụng có thể tạo ra các nhánh văn bản riêng sao cho phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng cá nhân. Việc quản lý các tài liệu trên phần mềm Cloudoffice cũng rất thông minh khi nó chia ra theo diễn biến thời gian để người dùng nhanh chóng tìm kiếm được. Khi các bạn tìm kiếm nó cũng có thể hiển thị ra các văn bản liên quan có cùng nội dung. Nếu như bạn đang cần tìm phần mềm quản lý văn bản với số lượng lớn thì Cloudoffice là sự lựa chọn hoàn hảo.