Một trong những cụm từ được nhắc đến nhiều nhất trong kỷ nguyên số là “số hóa tài liệu lưu trữ” – phương pháp tối ưu giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ doanh nghiệp truyền thống sang doanh nghiệp số. Đây là hình thức giúp chuyển đổi dữ liệu từ dạng văn bản sang dạng dạng tín hiệu mà máy tính có thể hiểu được.
Contents
Tại sao nên đơn giản số hóa tài liệu lưu trữ
Đơn giản số hóa tài liệu lưu trữ là hình thức số hóa các tài liệu được lưu dưới các dạng như: giấy, nền ảnh, phim ảnh, tài liệu âm thanh… Tuy nhiên, thực trạng đa số các tài liệu đều được in dưới dạng giấy để khai thác và lưu trữ. Vì vậy chúng khá khó tìm kiếm, và lộn xộn khi cần đến. Việc đơn giản số hóa tài liệu lưu trữ sẽ giúp dễ dàng trong việc tìm kiếm thông tin và tăng tuổi thọ cho tài liệu. Đặc biệt phương pháp số hóa tài liệu này, còn giúp chúng ta được phép chỉnh sửa và tái dùng tài liệu. Hay cũng có thể chuyển đổi sang các tài liệu dạng khác một cách linh hoạt nhất.
Doanh nghiệp và những điều cần làm khi thực hiện số hóa tài liệu
Sẽ thật “đau đầu” và “tốn kém” nếu doanh nghiệp của bạn vẫn chưa lựa chọn hình thức số hóa để lưu trữ tài liệu. Giờ đây, mọi tài liệu lưu trữ sẽ được đơn giản hơn khi doanh nghiệp biết đến “số hóa tài liệu”. Chúng vừa giúp tiết kiệm chi phí, thời gian, đồng thời cũng giảm tải được diện tích về không gian cho căn phòng.
Tuy nhiên đa số hiện nay nhiều doanh nghiệp còn khá mới lạ trong việc làm quen với số hóa tài liệu. Vì vậy, trước khi lựa chọn cho mình đơn vị hợp tác bạn nên trang bị kinh nghiệm, tham khảo và đánh giá để lựa chọn được đơn vị uy tín. Chúng tôi khuyên bạn nên lựa chọn những doanh nghiệp có khả năng đưa đến giải pháp tổng thể, chất lượng nhất. Chứ không đơn giản chỉ dừng lại ở mức độ cung cấp máy scan. Bên cạnh đó, khách hàng cũng cần đưa ra chỉ tiêu để có được sự lựa chọn phù hợp:
- Dịch vụ sẽ số hóa giải quyết được những dạng tài liệu nào ?
- Số lượng tài liệu cần số hóa sẽ được thực hiện mất trong thời gian bao lâu ?
- Kích thước bạn muốn scan tài liệu ?
- Chất lượng scan thế nào ( như: độ phân giải? 1 mặt hay 2 mặt )
- Định dạng mà bạn muốn là gì ( TIFF, JPEG, PDF…)
- Đặc biệt, ngân sách cần chuẩn bị là bao nhiêu, có phù hợp với kinh tế đang có không ?
Một doanh nghiệp thông minh là doanh nghiệp không bỏ qua bất kì lợi thế mới nào từ công nghệ để nâng cao hiệu suất kinh doanh cho công ty. Nhất là đối với những văn phòng làm việc hiện nay, với chủ trương “nói không giấy tờ” đang là mong muốn và mục tiêu đặt ra của nhiều doanh nghiệp.
Chi phí cần bỏ ra khi sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu
Để sử dụng dịch vụ hóa số tài liệu bạn cần một khoản từ khá lớn. Điều này, đòi hỏi bạn cần cân nhắc kĩ trước khi đưa ra việc mua trang thiết bị scan chuyên dụng, kết hợp cùng những phần mềm nhận dạng để đảm bảo mức độ lưu giữ, tính bảo mật, phát triển lâu dài, và kinh phí tạo đào nhân lực để họ hiểu về cách sử dụng hệ thống.
Đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu uy tín, chất lượng – FSI
FSI – được biết đến là đơn vị cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu hàng đầu hiện nay tại Việt Nam. Bằng việc sử dụng công nghệ nhận dạng bóc tách thông tin tự động IONE giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo độ chính xác cao. Đến với FSI, tất cả các hệ thống trang thiết bị phục vụ số hóa tài liệu tại đây rất đa dạng, đáp ứng được mọi kích cỡ, thể loại khác nhau: tài liệu giấy, video, bản vẽ… Đặc biệt, bạn sẽ được sở hữu đội ngũ làm việc tâm huyết, giỏi chuyên môn, và giàu kinh nghiệm và có thể hoàn toàn yên tâm..
FSI khẳng định, với trang bị nền cơ sở hạ tầng CNTT hiện đại như hiện nay, chúng tôi đảm bảo sẽ mang đến cho khách hàng một dịch vụ số hóa dữ liệu đồng bộ và có hệ thống.
Trên đây là toàn bộ bài viết chia sẻ về đơn giản số hóa tài liệu lưu trữ của chúng tôi. Nếu bạn còn đang băn khoăn hay thắc mắc vui lòng để lại bình luận phía dưới hoặc liên hệ qua hotline: 0904 805 255 để được tư vấn trực tiếp!
